Hoeveel procent van de mailberichten die u ontvangt is echt aan u gericht? De afgelopen week telde ik 13 losse flodders in mijn mailbox! Geen reclame, maar kattenbelletjes van collega’s die mij ongevraagd getuige maakten van hun mailwisseling. ‘Hallo allemaal!’
Intern mailen is gemeengoed geworden. Website www.officebrooker.com vermeldt, dat 68 procent van de medewerkers van bedrijven de voorkeur geeft aan indirecte communicatiemethoden, zoals conference calls en e-mail.
Helaas staat mailen voor veel mensen gelijk aan praten: inkloppen en verzenden zonder de tekst te herlezen. De stroom lange, slecht geformuleerde berichten vormt een van de grootste ergernissen van werkenden. Daarom een paar vuistregels voor mailverkeer zonder irritaties.
Geef het onderwerp van uw mail kort en helder weer. Houd de tekst zo beknopt mogelijk en gebruik alinea’s. Maak voor langere boodschappen een apart document aan. Bestanden die u meestuurt, geeft u een duidelijke titel.
Onderteken met uw naam, uw functie en telefoonnummer. Aan contacten buiten het bedrijf geeft u ook postadres, mailadres, faxnummer en webadres. Het is ongelooflijk hoe vaak ik berichten ontvang waarin deze belangrijke gegevens ontbreken!
Voor formele doelen kunt een disclaimer toevoegen in een apart blok. Misbruik van de informatie in de e-mail of gevolgen van eventuele fouten dekt u daarmee af. Steeds vaker wordt de mail namelijk gebruikt voor officiële informatie-uitwisseling zoals voor afspraken en contracten.
Daarbij is privacybescherming belangrijk. Artikel 13 in de Grondwet (over het briefgeheim) wordt binnenkort vervangen om persoonlijke bestanden in de 'cloud' onder de bescherming te laten vallen. En ook communicatie via sociale media en e-mail.
Maak daarom bij berichten aan opdrachtgevers of sollicitanten gebruik van de bcc-functie (blind carbon copy), zodat mailadressen voor anderen niet zichtbaar zijn. Maar ook in het interne verkeer stuurt u alleen een cc als dat beslist nodig is.
Weersta vooral de verleiding om ‘beantwoord allen’ aan te klikken! U kunt op die manier onbedoeld vertrouwelijke informatie rond laten gaan, En even vervelend: u vervuilt de mailbox van de ontvangers. Kom liever eens overeind uit die bureaustoel! Want, wat is er eigenlijk mis met het ouderwetse praatje bij de koffieautomaat?
